Административный регламент

архивного отдела управления делами администрации Ростовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам»

 1. Общие положения

1.1. Настоящий  регламент разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги.

Регламент устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по исполнению и оформлению архивных справок, копий, выписок (тематического, социально- правового характеров) по запросам физических и юридических лиц; стандарт предоставления муниципальной услуги; состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги; требования к порядку их выполнения; порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется физическим или юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям (далее - заявители), обращающимся на законных основаниях в архивный отдел управления делами администрации Ростовского муниципального района и ГАУ ЯО «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - ГАУ ЯО «МФЦ»).

 1.3.     Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги:

1.3.1. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

 - оперативность предоставления информации;

1.3.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом управления делами администрации Ростовского муниципального района и МФЦ по следующим адресам:

- архивный отдел управления делами администрации Ростовского муниципального района: ул. Ленинская, 58а, г. Ростов, Ярославская область, 152153. Контактный телефон: 8(48536)7-75-09. Адрес электронной почты: rostovarchiv@mail.ru;

- МФЦ: ул. Ленинская, д.37, г. Ростов, Ярославская область, 152155. Контактный телефон: 8(902)3340285. Адрес электронной почты: mfc@mfc76.ru.

1.3.3.Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении граждан (прием граждан) в архивный отдел управления делами администрации Ростовского муниципального района или ГАУ ЯО «МФЦ»;

- посредством «Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)» (http://gosuslugi.yarregion.ru, http://gu.yarregion.ru.) в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими использование указанных информационных систем;

- посредством  Интернет-портала архивной службы Ярославской области (yar-archives.ru) путем обеспечения доступа к автоматизированной информационной системе «Обращение граждан»;

- посредством размещения информационных материалов на официальном сайте Администрации Ростовского муниципального района (http://www.admrostov.ru/) путем обеспечения доступа к разделу «Муниципальные услуги» в соответствии с муниципальным правовым актом, регламентирующим ведение указанной информационной системы;

- посредством размещения на информационных стендах в общедоступных приемных помещениях архивного отдела.

1.3.3.1.При информировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, специалист отдела проводит личный прием граждан, он  вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).

 При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.3.3.2. Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц в архивный отдел осуществляется путем почтовых отправлений.

Начальник архивного  отдела рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде на адрес заинтересованного лица  в  течение 10 рабочих дней с момента  обращения.

1.3.3.3. При консультации посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отдела).

Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю муниципальной услуги сообщается при подаче документов.

 1.3.3.4. На информационных стендах в помещении архивного отдела размещаются следующие информационные материалы:

-сведения о перечне предоставляемых услуг;

-выдержки из нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальных услуг;

-порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;

-образец заполнения заявления;

-перечень документов, которые заявитель должен предоставить для предоставления муниципальной услуги;

-перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

-адрес, номера телефонов, график работы и график приёма заявителей архивного отдела;

-административный регламент;

-необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.

Информационные стенды, содержащие информацию о предоставлении информационной услуги, должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны. Текст материалов, размещаемых на информационных стендах, должен быть напечатан удобным для чтения шрифтом.

1.3.4. График работы архивного отдела управления делами администрации Ростовского муниципального района:

В предпраздничные дни рабочее время сокращается на один час.

1.3.5. График работы МФЦ:

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

            Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом управления делами администрации Ростовского муниципального района.

2.3. Формы предоставления муниципальной услуги

Муниципальную услугу можно получить:

1.  Лично

2.  Через законного представителя

3.  Почтой

4.  По электронной почте

5.  Через Интернет-портал архивной службы Ярославской области

6. Через ГАУ ЯО «МФЦ»

2.4. Описание результата муниципальной услуги       

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1. Предоставление заявителю архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма.

2. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки с указанием причин отказа.

3. Уведомление о направлении запроса в другие архивные учреждения, соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

4. В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивный отдел не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг органами местного самоуправления и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, утвержденный Решением Думы Ростовского муниципального района от 28.06.2018 №53 «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении муниципальных услуг».

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги

1. В течение 30 дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях глава муниципального района либо иное уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока его рассмотрения.

2. При поступлении запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточняющих или дополнительных сведений, архивный отдел  в течение семи рабочих дней запрашивает автора запроса письмом или посредством телефонной (электронной) связи о дополнительных данных, необходимых для исполнения запроса.

3. Срок исполнения запроса, полученного по электронной почте, не превышает 30 дней со дня регистрации запроса.

4. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 дней со дня его регистрации.

5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов,  направляется в другое архивное учреждение или организацию в течение пяти дней со дня его регистрации.

6. При отсутствии сведений о местонахождении запрашиваемых документов заявителю в течение трех дней со дня регистрации запроса выдается или пересылается почтой и/или электронной почтой отрицательный ответ.

7. Запросы государственного органа или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются в первоочередном порядке.                                                                                                        

2.6. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Федеральный закон от 01.12.2014 №419-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам социальной защиты инвалидов в связи с ратификацией Конвенции о правах инвалидов";

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 27.09.2011 № 797 «О взаимодействии между многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг и федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления»;

- постановление Правительства Российской Федерации от 22.12.2012 № 1376 «Об утверждении Правил организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

- Соглашение о взаимодействии от 11.12.2015г. №124 между Государственным автономным учреждением Ярославской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» и Администрацией Ростовского муниципального района Ярославской области;

- Устав Ростовского муниципального района (Решение Думы РМР от 03.03.2017);

- постановление Администрации Ростовского муниципального района от 28.03.2018 № 834 «Об утверждении перечня муниципальных услуг, предоставляемых Администрацией Ростовского муниципального района»;

- постановление Администрации Ростовского муниципального района от 26.07.2018 № 1619 «Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых Администрацией Ростовского муниципального района в многофункциональном центре»;

- постановление Администрации Ростовского муниципального района от 13.04.2018 № 947 «О порядках разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций»;

- настоящий Регламент.

2.7. Перечень документов, представляемых в архивный отдел

получателем муниципальной услуги

1. Физические лица представляют в архивный отдел:

- документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт);

- анкету-запрос заявителя установленного образца либо письменное заявление с указанием сведений по всем разделам анкеты-запроса (Приложение №1);

- копии документов, содержащих дополнительную поисковую информацию (реквизиты правового акта, год ввода в эксплуатацию объекта недвижимости, биографические данные, наименование организации – работодателя, ведомственную подчиненность организации, период работы, занимаемая  должность, реквизиты распорядительных документов по личному составу и др.).

- доверенность, засвидетельствованную в нотариальном порядке, подтверждающую полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (в случае запроса сведений, содержащих персональные данные третьих лиц).

2. Юридические лица оформляют запрос на официальном бланке организации или на чистом листе бумаги с угловым штампом и соответствующими реквизитами (дата, номер, исполнитель, телефон) за подписью руководителя организации (Приложение 2).

3. Запросы могут быть поданы заявителями лично, по почте, по электронной почте, в электронном виде посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг, интернет-портала архивной службы Ярославской области, а также путем обращения в ГАУ ЯО «МФЦ».

4. При предоставлении муниципальной услуги ответственные должностные лица исходят из принципа добросовестности заявителей, предполагая, что граждане действуют в соответствии с действующим законодательством и не злоупотребляют своими правами во вред третьим лицам.

5.             Сотрудники архивного отдела не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

2.8. Требования к документам, представляемым

получателем муниципальной услуги в архивный отдел

Документы, представляемые заявителем в целях получения им муниципальной услуги:

- должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации  и отражать достоверную информацию, необходимую для предоставления муниципальной услуги;

- тексты документов должны быть написаны или напечатаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения. Фамилия, имя, отчество физических лиц должны быть написаны полностью;

- документы не должны иметь подчистки, приписки, зачеркнутых слов, а также высказываний, позволяющих неоднозначно истолковывать  смысл запроса.                   

2.9. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1. Непредставление получателем муниципальной услуги в архивный отдел документов, предусмотренных п. 2.7 регламента.

2. Несоответствие представленных документов требованиям п.2.8 регламента.

3. Действие ограничений, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение, в отношении запрашиваемых архивных документов.

4. Неудовлетворительное физическое состояние архивных документов, не имеющих страховых копий.

5. Не подлежат рассмотрению запросы на предоставление муниципальной услуги, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

6. Если в запросе на предоставление муниципальной услуги содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) выдавались или направлялись письменные ответы по существу, но в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архивного отдела принимает решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, подавший запрос.  

2.10. Перечень оснований для приостановления в предоставлении муниципальной услуги   

1. Отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы по исполнению запроса заявителя.

2. Поступление заявления о прекращении исполнения запроса от заявителя.

2.11. Стоимость предоставления муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.

2.13. Срок регистрации запроса заявителя        

1. Запрос заявителя, обратившегося за предоставлением муниципальной услуги лично, регистрируется в день обращения.

2. Письменное обращение подлежит регистрации в день его поступления.

3. Запрос, поступивший в электронной форме, регистрируется не позднее следующего дня  после поступления в архивный отдел.

4. Запрос  заявителя, поступивший по электронной почте с указанием адреса электронной почты и /или почтового адреса, распечатывается, регистрируется, и в дальнейшем работа с ним ведется по установленной форме, согласно п.2.5 регламента. Заявителю направляется подтверждение о приеме обращения.                    

2.14.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга           

1. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам; должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения; охранно-пожарной сигнализацией.

2. Для ожидания приема заявителям отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления заявлений.

3. Должностное лицо, ответственное за ведение приёма заявителей, обязано предложить заявителю воспользоваться стулом.                                                                  

2.15. Показатели доступности муниципальной услуги

Все пользователи муниципальной услуги, обращающиеся на законных основаниях за получением муниципальной услуги, обладают равными правами в получении муниципальной услуги, доступность которой определяется  по следующим  показателям:

- заявители информированы о порядке предоставления муниципальной услуги;

- имеют возможность получить консультацию по порядку предоставления муниципальной услуги;

- имеют возможность получить муниципальную услугу в электронном виде;

- имеют возможность получить информацию о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

- ознакомлены с графиком работы архивного отдела;

- удовлетворены сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

- удовлетворены условиями ожидания в очереди на предоставление муниципальной услуги;

- удовлетворены сроками предоставления муниципальной услуги;

- не имеют оснований для жалоб на нарушение должностными лицами нормативно-правовых актов.             

2.16. Обеспечение доступности муниципальной услуги для инвалидов    

Помещения для предоставления муниципальной услуги должны быть оборудованы пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок (при наличии технической возможности). Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.

Предоставление муниципальной услуги людям с ограниченными физическими возможностями может осуществляться в дистанционном режиме:

- посредством «Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)» (http://gosuslugi.yarregion.ru, http://gu.yarregion.ru.) в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими использование указанных информационных систем;

   - посредством  Интернет-портала архивной службы Ярославской области (yar-archives.ru) путем обеспечения доступа к автоматизированной  информационной системе «Обращение граждан».                                                                                              

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур

Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов для исполнения  муниципальной услуги по принадлежности;

- подбор архивных документов и поиск сведений, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма;

- направление ответа заявителю - пользователю муниципальной услуги.

3.1.1. Регистрация запросов

Регистрация запроса, поступившего на личном приеме в архивном отделе либо в ГАУ ЯО «МФЦ», а также посредством почтовой или электронной связи является основанием для начала действий по исполнению муниципальной услуги.

1. Поступившие в архивный отдел запросы физических и юридических лиц регистрируются специалистом архивного отдела согласно п.2.13 административного регламента.

1.1. Каждый объект поиска, указанный в запросе, учитывается отдельно.

1.2. Максимальный срок выполнения административной процедуры регистрации запросов – 1 день.

2. Результатом административной процедуры является проставление на запросе даты регистрации и регистрационного номера.

3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

1. Основанием для начала административной процедуры по анализу тематики поступивших запросов является окончание административной процедуры по регистрации запросов.

2. Анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых навыков и  имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала осуществляют начальник архивного отдела или замещающее его должностное лицо.

3. При проведении анализа тематики поступивших запросов определяется:

 - правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, составляющих государственную тайну, или содержащих сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

4. Максимальный срок выполнения административной процедуры – 1 день.

5. Результатом административной процедуры является  принятие  ответственными лицами решения:

- об исполнении запроса по исполнению муниципальной услуги  в архивном отделе или  о направлении запросов по принадлежности в иные архивы, организации для ответа в адрес заявителя;

- о запросе у автора обращения уточняющих и дополнительных сведений, необходимых для  исполнения запроса; 

- об информировании автора запроса об отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений, с  рекомендациями по их дальнейшему поиску.

- об отказе в исполнении запроса в соответствии с п.2.9 административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение пяти дней с момента регистрации запроса.

3.1.3. Направление запросов по исполнению муниципальной  услуги  по принадлежности

По итогам анализа тематики поступившего запроса на предоставление муниципальной услуги, рассмотренные ответственными лицами запросы заявителей:

3.1.3.1. в течение двух дней с момента регистрации направляются непосредственно специалистам архивного отдела для исполнения их по архивным документам архивного отдела;

3.1.3.2. в течение пяти дней с момента регистрации запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, направляется в иные архивы или организации, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.1.4. Подбор архивных документов и поиск сведений,

необходимых для исполнения запросов

3.1.4.1. Специалисты архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных «Архивный фонд» определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.1.4.2. Специалисты отдела в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.1.4.3. Максимальный срок выполнения административной процедуры по поиску архивных документов – 15 дней.

3.1.4.4. Результатом административного действия является получение необходимых архивных документов из архивохранилищ и выборка из них сведений для исполнения запроса.

3.1.5.  Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

3.1.5.1. Исполнение муниципальной услуги по запросам заявителей включает в себя оформление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем.

А) Архивная справка

1. Архивная справка составляется с обозначением названия документа «Архивная справка».

2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

4. В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

6. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

7. Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела управления делами администрации Ростовского муниципального района и выдаётся в конце оказания муниципальной услуги.

Б) Архивная копия

1. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

2. На обороте каждого листа архивной копии проставляется штамп «Копия верна», запись заверяется специалистом отдела, проставляется номер листа единицы хранения архивного документа и дата исполнения.                       

3.Все листы архивной копии должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

4.Архивная копия подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела управления делами администрации Ростовского муниципального района, на ней проставляется номер и дата исполнения. Выдаётся в конце оказания муниципальной услуги.

В) Архивная выписка

1. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

2. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов, обозначаются многоточием.

3. В примечаниях по тексту архивной выписки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

4. Архивная выписка  подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела управления делами администрации Ростовского муниципального района, на ней проставляется номер и дата исполнения. Выдаётся в конце оказания муниципальной услуги.

Г) Информационное письмо

1.Информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документах по определенной проблеме, теме. Выдаётся в конце оказания муниципальной услуги.

3.1.5.2. Максимальный срок выполнения административной процедуры оформления архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем – 10 дней.

3.1.6. Направление ответа пользователю

            3.1.6.1. Ответы на запросы пользователям могут выдаваться лично заявителям в архивном отделе либо в ГАУ ЯО «МФЦ», а также посредством почтовой связи.

1. Архивная справка в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел либо ГАУ ЯО «МФЦ» выдается ему под роспись при предъявлении паспорта;  доверенному лицу – при предъявлении доверенности, засвидетельствованной в нотариальном порядке, которая подтверждает полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. 

Получатель архивной справки расписывается в получении справки на бланке заказа, указывая дату ее получения.

2. Архивная справка, архивная копия, выписка, предназначенная для направления заявителям запрашиваемых сведений посредством почтовой связи, высылаются в адрес заявителя на следующий день после их оформления по почте простыми письмами.

3. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адрес для ответа.

4. Архивная справка, предназначенная для направления в государства–участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом непосредственно в адреса заявителей.

5. Архивные справки, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным отделом в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для проставления "апостиля".

6. При отсутствии архивных документов в архивном отделе, необходимых для исполнения запроса заявителя, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку и даются  рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации. Отрицательный  ответ заверяется подписью начальника архивного отдела, печатью архивного отдела управления делами  администрации Ростовского муниципального района, проставляется номер и дата исполнения.   

7.  При необходимости проведения объемной работы (сверх установленного срока) по исполнению запроса федерального органа государственной власти, органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления архивный отдел письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивным отделом  по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.1.6.2. Максимальный срок выполнения административной процедуры – не позднее 30 дней с момента регистрации запроса.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник  архивного отдела.

4.1.1. Обязательному контролю исполнения в архивном отделе подлежат поступившие в отдел, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

-письма и обращения судов, прокуратуры;

-жалобы граждан.

  4.1.2. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства. Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет личную ответственность за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов,    связанных с их исполнением.

4.1.3. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

 4.2. Контроль за качеством  предоставления муниципальной услуги архивным отделом осуществляется администрацией Ростовского муниципального района на основе ежегодно составляемых планов проведения проверок в лице начальника управления делами администрации. План проведения проверок за качеством предоставления муниципальной услуги архивным отделом утверждается главой муниципального района. Основной целью проведения проверок является выявление и устранение нарушений прав пользователей при предоставлении им муниципальной услуги.

4.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки) - рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.

4.3.1. По фактам нарушений муниципальными служащими настоящего административного регламента распоряжением администрации Ростовского муниципального района назначается служебная проверка.

4.3.2. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации Ростовского муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.

4.3.3. Проверка проводится с предварительным уведомлением архивного отдела не менее чем за двадцать четыре часа до начала её проведения.

4.3.3.1. Предварительное уведомление может содержать требование о заблаговременной (к началу проверки) подготовке необходимых материалов и документов, а также о проведении других подготовительных мероприятий.

4.3.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами архивного отдела возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава муниципального района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3.5. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта проверки, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3.5.1. Акт проверки подписывается председателем комиссии, начальником архивного отдела.

4.3.5.2. В случае отказа начальника отдела подписать акт составляется отдельный акт о том, что начальник архивного отдела с актом ознакомлен, но от подписи отказался.

4.3.5.3. Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых направляется начальнику архивного отдела.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений

и действий (бездействия) администрации, предоставляющей муниципальную услугу, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3. Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами;

6. Требование с заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами РФ, нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами;

7. Отказ администрации, предоставляющей муниципальную услугу, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

8. Нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления муниципальной услуги.

9. Приостановление предоставления муниципальной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Ярославской области, муниципальными правовыми актами Администрации Ростовского муниципального района.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

1. Жалоба подается лично в Администрацию, в МФЦ, в Департамент информатизации и связи Ярославской области, являющийся учредителем многофункционального центра, либо в Управление Федеральной антимонопольной службы по Ярославской области в порядке, установленном антимонопольным законодательством Российской Федерации, а также может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет: официального сайта Администрации, через МФЦ либо через Единый портал в случае обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги через указанный портал.

Жалобы на решения и действия (бездействие) начальника архивного отдела подаются в управление делами администрации Ростовского муниципального района.

Жалобы на решения и действия (бездействие) работника МФЦ подаются руководителю МФЦ. Жалобы на решения и действия (бездействие) МФЦ подаются в Департамент информатизации и связи Ярославской области.

При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в Администрацию, в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и Администрацией (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

В случае, если жалобу подает представитель заявителя, он представляет документ, удостоверяющий его личность, и документ, подтверждающий его полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в данном пункте, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

2. Администрация обеспечивает:

-    оснащение мест приема жалоб стульями, столом, информационным стендом, писчей бумагой и письменными принадлежностями;

-    информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих муниципальные услуги, их должностных лиц либо муниципальных служащих посредством размещения информации на стендах в местах предоставления муниципальных услуг, на Едином портале;

-    консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих муниципальные услуги, их должностных лиц либо муниципальных служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.

3. Жалоба должна содержать:

- наименование органа предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, многофункционального центра, его руководителя и (или) работника, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 закона об организации предоставления услуг, их руководителей и (или) работников, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – для физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – для юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, многофункционального центра, работника многофункционального центра, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 закона об организации предоставления услуг, их работников;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица администрации, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего,  многофункционального центра, работника многофункционального центра, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 закона об организации предоставления услуг, их работников. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

4. Поступившая в Администрацию, многофункциональный центр, Департамент информатизации и связи Ярославской области жалоба подлежит регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем ее поступления и рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, многофункционального центра, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 закона об организации предоставления услуг, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5. По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:

            1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ярославской области, а также в иных формах. При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации

      2) отказывает в удовлетворении жалобы, в том числе в следующих случаях:

-    наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда в отношении аналогичной жалобы о том же предмете и по тем же основаниям;

-    подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

-    наличие решения, принятого ранее этим же ОМСУ по результатам рассмотрения жалобы в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

6. В случае, если в компетенцию Администрации, многофункционального центра либо Департамента информатизации и связи Ярославской области не входит принятие решения в отношении жалобы, вышеуказанные органы, МФЦ в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации направляют жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п.5.2.5 настоящего административного регламента, заявителю направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме.

8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьёй 12<1> Закона Ярославской области от 03.12.2007 № 100-з «Об административных правонарушениях», должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в Департамент информатизации и связи Ярославской области.